Een charter e-mailcommunicatie
E-mails, daarover zijn afspraken nodig. Dat vond ook de interne communicatieverantwoordelijke van een dienstenbedrijf. We staken met enkele van de medewerkers brainstormenderwijs de koppen samen en kwamen tot volgend charter.
Afspraken e-mailcommunicatie
- Kies voor de telefoon als je dringende boodschappen hebt, voor e-mail als je boodschap minder tijdsgevoelig is.
- Kies voor face-to-face of telefonisch contact als je een persoonlijke of negatieve boodschap wil brengen.
- Gebruik e-mail niet om te overleggen of te discussiëren, probeer hiervoor met je collega’s samen te zitten.
- Reageer binnen de 24 uren. Als je binnen die periode geen inhoudelijk antwoord kan geven stuur je een voorlopig antwoord.
- Mail informatie door minstens twee dagen voor de bespreking ervan.
- Gebruik zo weinig mogelijk Allen beantwoorden.
- Gebruik BCC alleen als je de adressen van de bestemmelingen wil beschermen.
- Stuur nooit kettingmails, petities, niet-werkgerelateerde enquêtes of films door.
- Reken er niet op dat collega’s hun berichten buiten de werkuren lezen.
- Zet collega’s wiens berichten je doorstuurt altijd in cc.
- Stuur geen cc’s naar chefs om druk uit te oefenen op collega’s die een actie moeten ondernemen.
- Als je een actie verwacht, omschrijf dan concreet wat je correspondent tegen wanneer moet doen.
- Schakel in functie van je jobinvulling je afwezigheidsassistent in en doe dit zeker voor afwezigheden van langer dan 2 dagen.
- Zet werkgerelateerde zware bestanden op het netwerk en hou je collega’s hierover per mail op de hoogte.